Strategic Workforce Planning

/management/HumanResource

Tujuan strategis HR termasuk mengambil tujuan dan sasaran organisasi dan menerjemahkannya secara konsisten, terpadu, melengkapi program-program dan kebijakan untuk mengelola karyawan. Strategi SDM dikembangkan secara proaktif oleh staf HR, mencoba untuk merancang dan mengembangkan sistem HR yang tepat untuk mengantisipasi kondisi dimana organisasi akan beroperasi. HR perlu menginformasikan tim manajemen atas keterampilan dan kemampuan tenaga kerja di organisasi dan bagaimana mereka dapat memengaruhi rencana strategis.

Komponen pertama dari strategi manajemen SDM adalah strategic workforce planning. Komponen kedua adalah Rancangan sistem kerja. Kegiatan fungsional HR lainnya, adalah seperti kepegawaian, pelatihan, manajemen kinerja, kompensasi, hubungan kerja, dan pemisahan karyawan, yang berasal dari proses perencanaan tenaga kerja strategis. Karena perencanaan tenaga kerja strategis melibatkan membuat asumsi tentang masa depan, terutama status ekonomi, persaingan, teknologi, regulasi, dan operasi internal dan sumber daya,

Perencanaan tenaga kerja strategis tidak hanya sekedar perekrutan sederhana dan memecat. Ini termasuk perencanaan pelaksanaan Human Capital yang paling efektif dan efisien, sejalan dengan organisasi dan / atau strategi unit bisnis. Selain perekrutan dan / atau pemisahan penugasan, human capital termasuk pelatihan dan pengembangan, outsourcing, dan / atau menggunakan/melibatkan bantuan sementara atau kontraktor luar

Tujuan Utama dari Strategic Workforce Planning

• Mencegah kelebihan dan kekurangan staf

Yang pertama adalah untuk mencegah kelebihan dan kekurangan staf. Ketika suatu organisasi memiliki terlalu banyak karyawan, itu mengalami kurangnya efisiensi dalam operasional karena biaya yang gaji berlebihan dan / atau surplus produksi yang tidak dapat dipasarkan dan harus diinventarisasi.

Memiliki terlalu sedikit karyawan, dapat kehilangan pendapatan karena organisasi tidak mampu memenuhi permintaan yang ada oleh pelanggan.

• Pastikan organisasi memiliki karyawan yang tepat dengan keterampilan yang tepat di tempat yang tepat, pada saat yang tepat

Tujuan kedua adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki karyawan yang tepat, dengan keterampilan yang tepat, tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Organisasi perlu mengantisipasi jenis karyawan yang mereka butuhkan dalam hal keterampilan, kebiasaan kerja, dan karakteristik pribadi dan saat upaya merekrut mereka sehingga karyawan terbaik telah disewa, terlatih, dan siap menunjukan performanya saat organisasi membutuhkan mereka.

• Pastikan organisasi responsif terhadap perubahan lingkungan

Tujuan ketiga adalah untuk memastikan bahwa organisasi responsif terhadap perubahan lingkungannya.

• Memberikan arahan dan koherensi untuk semua kegiatan dan sistem HR

Tujuan keempat adalah untuk memberikan arah dan koherensi untuk semua kegiatan HR dan sistem. Perencanaan tenaga kerja strategis menetapkan fungsi lain, seperti kepegawaian, pelatihan, dan pengembangan, pengukuran kinerja, dan kompensasi.

• Perspektif segaris dan staf manajer

Kelima, untuk menyatukan perspektif staf dan manajer. Staf HR di perusahaan perlu untuk membantu lini manajer dalam proses perencanaan tapi secara simultan mengakui keahlian dan tanggung jawab yang ditugaskan untuk lini manajer individu dalam memilih masukan mereka ke proses perencanaan.

Tipe Rencana
Perencanaan umumnya dilakukan pada dua tingkat yang berbeda.

• Perencanaan Agregasi

Perencanaan Agregasi mengantisipasi kebutuhan untuk kelompok karyawan spesifik, biasanya level/ tingkat lebih rendah, pekerjaan (customer service representative misalnya) dan keterampilan umum karyawan perlu dipastikan dapat mempertahankan kinerja tinggi. Langkah awal dalam perencanaan agregat adalah peramalan permintaaan karyawan. Organisasi ingin menentukan rencana strategis dan berbagai jenis dan tingkat pertumbuhan atau penurunan organisasi yang direncanakan.

Strategi untuk Mengelola Kekurangan Karyawan
1. Merekrut karyawan tetap baru
2. Tawarkan insentif untuk menunda pensiun
3. Mempekerjakan kembali para pensiunan dengan paruh waktu
4. Mencoba untuk mengurangi turnover
5. Pekerjakan staf yang ada dengan lembur
6. Kerja subkontrak
7. Rekrut karyawan sementara
8. Redesign pekerjaan sehingga lebih sedikit karyawan dibutuhkan

Strategi untuk Mengelola Kelebihan Karyawan
1. Hentikan rekrutmen
2. Jangan menggantikan mereka yang meninggalkan
3. Penawaran insentif pensiun dini
4. Mengurangi jam kerja
5. Pesangon sukarela, tinggalkan ketidakhadiran
6. pemotongan gaji
7. PHK
8. Mengurangi outsourcing
9. Pelatihan karyawan
10.Beralih untuk rencana pembayaran variabel
11.Memperluas operasional

• Perencanaan Suksesi 

Strategic Workforce Planning berfokus pada posisi individu manajemen kunci, bahwa yang organisasi perlukan adalah tidak hanya memastikan tetap diisi dan jenis individu terbaik yang cocok di posisi kritis. Perencanaan suksesi memberikan 2 tujuan.
1. Memfasilitasi transisi ketika karyawan meninggalkan erusahaan. 

2. Perencanaan suksesi mengidentifikasi kebutuhan pengembangan karyawan yang potensial dan membantu dengan perencanaan karir mereka.

Perencanaan suksesi tidak hanya membantu untuk memastikan posisi key management itu, tetapi juga membantu untuk mengidentifikasi kebutuhan penting, pelatihan dan pengembangan baik seluruh individu. Perencanaan suksesi jelas melibatkan pendekatan investasi organisasi yang berorientasi terhadap karyawan.

Pedoman Perencanaan Suksesi Efektif 
1. Masukkan ke dalam strategi organisasi (dan dimodifikasi yang sesuai)
2. Memantau kemajuan dan ukuran hasil dari inisiatif perencanaan suksesi
3. Pastikan bahwa semua fungsi HR yang mempengaruhi rencana suksesi yang mengulangi dan bekerja secara tandem
4. Pastikan perencanaan suksesi terkoordinasi terpusat
5. Engage dan melibatkan manajer seluruh organisasi